Recomendações para sobreviver a organização de um evento

Dando início a série de postagens elaboradas a partir dos temas mais votados na eleição que rolou aqui no blog hoje vou falar sobre organização de eventos. Mais especificamente a organização de eventos em bibliotecas.

Neste texto não vou falar sobre o aspecto protocolar dos eventos, sobre as ferramentas de controle e operacionalização, a posição das bandeiras, a ordem das autoridades na mesa de abertura e etc. Caso você esteja em busca desse tipo de informação pode consultar livros como o Organização de eventos: teoria e prática, da Maria Cecilia Giacaglia ou o Manual do profissional de Secretariado: organizando eventos, da Maria Thereza Bond e Marlene Oliveira. A propósito, a área de Secretariado Executivo possui várias obras dedicadas a este tema e os cursos de graduação nessa área costumam oferecer disciplinas voltadas para isso.

Bibliotecas, bem ou mal, costumam organizar algum tipo de evento. Pode ser uma contação de histórias, um cine clube ou um treinamento de normalização. Então essa prática não é completamente alheia a nossa rotina. O que pode ser estranho para alguns é a sistematização desse processo.

Um ponto que nem sempre é levado em consideração é a necessidade de sondarmos a comunidade para saber o que ela quer/precisa e, a partir disso, desenvolvermos os eventos da biblioteca. “Ah, Izabel, então vou ter que fazer um estudo de usuários para saber que treinamento ofereço?” Não, mas você pode fazer uma enquete, observar as principais demandas que chegam na biblioteca, observar o tipo de evento promovido por outros setores da instituição e observar quais temas/questões relacionados ao seu público estão em alta. E claro, se você já for fazer um estudo de usuários não custa nada perguntar isso também.

Dentro desse processo de sondagem, principalmente na hora de analisar as respostas, é muito importante saber ponderar e as vezes até decifrar as respostas obtidas. Por exemplo, pode acontecer da comunidade sugerir que a biblioteca escreva normalize o TCC de todos os alunos da instituição. A menos que sua equipe seja composta por 173902736621 bibliotecários que manjem tudo de normalização vai ser impossível fazer isso, então você vai ter que focar na oferta de treinamentos sobre o tema para capacitar os alunos a fazerem isso.

self defense
Aula de defesa pessoal realizada na Williamsburgh Library. Fonte: Instagram da Brooklyn Public Library

Além de buscar ouvir sua comunidade, olhe o que outras bibliotecas estão fazendo. Nem tudo que outras instituições fazem vai funcionar dentro da sua realidade, mas esse exercício pode te ajudar a pensar fora da caixa. Um bom jeito de fazer esse monitoramento é acompanhar as mídias sociais das bibliotecas ou de qualquer outra instituição que você julgue fonte possível de inspiração.

Uma coisa que frequentemente é esquecida quando se fala de eventos é que não é porque eles sempre foram realizados de um jeito que não possam ser mudados. Exemplo? Uma coisa que fiz junto com minha colega de setor foi mudar a ordem de apresentação de alguns eventos tradicionais da biblioteca. Testamos também novos horários para realização dessas atividades. Resultado? Depois do teste, mudamos a estrutura de apresentação e passamos a realizar mais atividades no período noturno.

Ou seja, se você não sabe qual o melhor dia/período/duração para um evento da biblioteca, teste. Ofereça a mesma atividade em turmas, formatos, horários diferentes e veja o que faz mais sucesso.

Outro ponto. Prepare-se para ter que lidar com uma lista de 157 inscritos dos quais apenas 35 compareceram. Sério! Uma coisa que acontece bastante é as pessoas se inscreverem e, simplesmente, não aparecerem no dia do evento. Então, tente não ficar arrasado/a. Independente do tamanho do público, se 2 ou 200 pessoas, esforce-se para realizar o melhor evento possível para que os participantes saiam com uma ótima impressão da biblioteca e passem a atuar como divulgadores dos próximos eventos que ela realizar.

No processo de organização de um evento é importante estabelecer parcerias. Pense no que vai precisar (materiais, recursos humanos e financeiros, divulgação, espaço e etc.) e faça uma lista de quem pode te ajudar a conseguir esses itens para o evento. Prepare-se para ouvir 27903744178407622 sonoros nãos aos seus simpáticos pedidos de apoio. Isso faz parte do processo e quando acontecer apenas agradeça a pessoa/empresa pelo contato e siga em frente.

Quando for solicitar apoio para o evento, seja criativo. No momento da solicitação tente mostrar quais as vantagens de apoiar um evento da biblioteca. E pelamord nada de dizer “você deve nos apoiar porque sim”. Mostre como a marca dele vai aparecer, qual(is) retorno(s) ela pode ter. Caso você esteja solicitando apoio para um evento recorrente, fale um pouco das edições anteriores (público, repercussão e etc.) para mostrar que ao dizer SIM a sua solicitação aquele pessoa / organização vai está dizendo sim a um evento de sucesso. Claro que, mesmo fazendo tudo isso, você ainda pode ouvir um não como resposta e, nesse caso, vida que segue.

Para fazer tudo isso e mais um pouco é importante ter uma equipe de trabalho dedicada. Nem sempre podemos contar com isso, mas sempre que possível vá angariando aliados pras atividades da biblioteca e, lógico, aproveite talentos. Tem um funcionário que adora tirar fotos? Pede pra ele fotografar o evento. Tem alguém que é bom em português? Pede pra revisar o material de divulgação e o texto do cerimonial. E lembre-se sempre de agradecer publicamente, de preferência durante o evento, a todos que ajudaram. Todo mundo gosta de ter seu esforço reconhecido. 🙂

Eu sei que quando estamos organizando um evento queremos que ele seja o mais sensacional possível e imaginamos mil coisas, mas tente focar no que importa: atender com qualidade a sua comunidade. Então foque na escolha dos convidados que vão apresentar / conduzir as atividades, na organização do espaço e na estruturação de uma programação executável. Por executável entenda definir espaços e estabelecer tempo adequado para todas as atividades. Tudo deve está previsto no cerimonial, do credenciamento, passando pelo tempo de fala do palestrante até o momento de se despedir do público.

Tente ser pontual. Como pontualidade é coisa rara, as pessoas costumam apreciar isso e, ao manter esse hábito, você estimula o público a ser pontual também. Para ajudar nesse processo é importante ter alguém cronometrando as atividades. Não precisa ser rígido em excesso, mas é importante fazer esse controle para garantir que todas as atividades previstas transcorram bem. Independente de quem seja o palestrante, não exite em subir o aviso de “10 minutos para concluir” ou equivalentes. Seja sincero com o público. Se houver imprevistos, avise-os, se desculpe e dê continuidade as atividades.

Dica para cerimonialistas: não precisa de mil floreios. Educação, uma pequena dose de cara de pau, respirar fundo na hora dos imprevistos e senso de humor para rir dos próprios tropeços costuma ser suficiente para lidar com a maioria dos públicos. Tenho agido assim e tem funcionado. Ah, e prepare o cerimonial com antecedência. Ainda que seja um texto simples, é sempre importante ter um material de apoio para lembrar todos os nomes, títulos e horários.

Por fim, prepare-se para as críticas. Elas vão vir independente do evento ter sido um sucesso ou um fracasso e serão causadas pelos mais diversos motivos. Escute-as, aprenda com as que forem construtivas e esforce-se para não se chatear muito com as que forem injustas. Afinal, como bem disse a Princesa Caroço, “você não pode agradar todo mundo, você não é lanches”.

Eventos, independente do tipo e tamanho, são sempre um momento de expectativa e tensão, mas organizar as etapas, dividir as tarefas e respirar fundo quantas vezes for necessário ajuda a minimizar o desgaste. Eu sei que é muita coisa pra fazer, mas não desanime. Vamos agitar nossas bibliotecas! 😀

 

5 comentários em “Recomendações para sobreviver a organização de um evento

  1. Oi, Flávia!
    Obrigada pela visita e pelo comentário, vou tentar responder resumidamente suas questões.
    1 – O tesauro é um tipo de vocabulário controlado. A diferença é que o tesauro costuma ser de elaboração mais complexa.
    2 – Tanto vocabulários controlados quanto tesauros podem ser usados em bibliotecas para indexar documentos (livros, periódicos, mapas…) nos mais variados formatos.
    3 – Existem vários vocabulários controlados e tesauros online. Seguem alguns links: Tesauro do TSE: http://www.tse.jus.br/o-tse/cultura-e-historia/biblioteca
    Tesauro do folclore brasileiro: http://www.cnfcp.gov.br/tesauro/
    Você pode conferir também esses slides que elaborei, junto com alguns colegas, na época da graduação: https://goo.gl/8vDNxF

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  2. Izabel estou buscando informações sobre o vocabulário controlado sempre escuto falarem do Tesauro mas ele é usado para indexar documentos? Ou as bibliotecas tbm usam ele para livros ? Existe algum vocabulário controlado on line? Obrigada gosto muito do seu trabalho…beijo grande

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  3. Ai que emoção esse comentário!
    Organização de eventos é sempre uma aventura, mas podem ser uteis para bibliotecas de todos os tipos. 🙂

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  4. A tuq escrita é tão leve e divertida que quando encerro ( sem me dar conta) fico “ué, cadê? Quero mais!.” E é tudo isso aí mesmo, temos que está preparados para todos os tipos de imprevistos e ter o bom e velho jogo de cintura. Parabéns, Izabel!

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Comentários

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