Quem me conhece sabe que eu sou fã de carteirinha da comunicação por e-mail e não perco uma oportunidade de exaltá-la. Infelizmente, esse canal de comunicação parece estar um tanto fora de moda. E infelizmente (sim, de novo) não é uma questão geracional.

Sim, eu sei das restrições de acesso a internet que o Brasil tem. Porém, estou partindo de um lugar de fala em que esse ponto não é a questão predominante. Na verdade, falo de um contexto em que usar e-mail pode tornar a comunicação mais fluída e organizada. Que contexto é esse? O da comunicação organizacional.

Explico meu ponto listando 5 aspectos em que o e-mail pisa nos aplicativos de mensagem instantânea em diversos quesitos.

Escrever e-mail estimula a reflexão

Enquanto nos aplicativos de mensagens instantâneas a gente pode apertar o botão de gravar áudio e gravar um podcast pra perguntar uma coisa que, facilmente, seria escrita em 1 linha, no e-mail isso não é uma opção. O simples fato de ter que pensar em como escrever um questionamento, opinião, sugestão etc., já oferece tempo e espaço para refletir sobre o que queremos comunicar.

E-mail permite apresentar conteúdo de modo mais organizado

Links, imagens, anexos, texto estruturado. Tudo isso (e mais um pouco) pode ser incluído no e-mail. Gosto, particulamente, das opções de formatação de texto que o e-mail fornece. Elas, se bem utilizadas, ajudam muito a destacar os pontos principais da mensagem.

O uso do e-mail para reportar demandas de ordem administrativa ou técnica, por exemplo, viabiliza a aplicação de padrões de como essas demandas devem ser enviadas. É possível padronizar do assunto ao tipo de conteúdo que deve constar na mensagem reportando o problema. Esse tipo de padronização, dentre outras coisas, otimiza o atendimento e facilita o treinamento de novos funcionários.

E-mail permite incluir pessoas na conversa

As opções de resposta, encaminhamento e de copiar destinatários são uma mão na roda na hora de delegar atividades, incluir novas pessoas na conversa ou enviar, para o setor correto, uma mensagem encaminhada por engano.

Maior facilidade para organizar e recuperar as informações

As opções de criação de pastas – inclusive com possibilidade de organização hierárquica – uso de marcadores, opções de automação e filtros de busca são recursos valiosos para organizar informação e permitir seu uso estratégico e a longo prazo. Outro aspecto que o uso do e-mail facilita é acompanhar as mensagens enviadas que ainda não foram respondidas pela(o) destinatária(o).

No ambiente organizacional é comum que precisemos recuperar informações passadas para melhor analisar demandas atuais. Nesse sentido, o uso sistemático de e-mail institucional contribui significativamente para localizar com mais facilidade as trocas de mensagens sobre um assunto.

Além disso, é possível ter maior clareza de onde e quando partiram determinadas demandas, mapear a recorrência delas e sinalizar as mensagens para indicar nível de prioridade ou tópicos relacionados. Essa maior facilidade de mapeamento é muito importante para o desenvolvimento de indicadores e métricas relacionadas ao atendimento das demandas recebidas.

O e-mail respeita os períodos de descanso

Numa época em que o debate sobre saúde mental vem crescendo, muito me admira que o e-mail ainda não tenha sido percebido como um potencial aliado nesse processo. Afinal, ele permite agendar envio de mensagens para horário de trabalho, sinalizar férias e contribui, significativamente, para manter conversas de trabalho separadas da vida pessoal. “Ah, Izabel, mas eu acho que não tem que separar essas duas esferas da vida, não”. Se você pensa assim, pode começar a contagem regressiva pro burnout. Não vai ser bonito, mas ele vai vir.

Com essa lista não estou desprezando os aplicativos de mensagem instantânea. Eles tem seu lugar na comunicação organizacional, mas não podem ser o centro. O uso sistematizado do e-mail facilita o contato entre pessoas de setores diferentes, estimula o ler com atenção antes de falar e fortalece a segurança da informação no ambiente organizacional. Penso que essas vantagens não podem ser desprezadas em detrimento de uma suposta comunicação mais ágil.

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SANTOS, Izabel Lima dos. 5 aspectos em que o e-mail pisa nos aplicativos de mensagem. In: SANTOS, Izabel Lima dos. Estante de Bibliotecária. Fortaleza, 03 abril 2024. Disponível em: https://estantedebibliotecaria.com/2024/04/03/5-aspectos-em-que-o-e-mail-pisa-nos-aplicativos-de-mensagem/. Acesso em: dia mês ano.