Inventário, no contexto da Biblioteconomia, pode ser tanto o “Documento que relaciona e descreve […] bens patrimoniais […]” quanto a “Operação periódica, geralmente anual, que se destina a verificar a integridade das coleções de uma biblioteca, feita com auxílio de catálogo topográfico […]” (CUNHA; CAVALCANTI, 2008, p. 214).

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O inventário também é denominado de checagem anual, annual checking, holdings control, inventory e stocktaking é uma das atividades de controle mais importantes realizadas pela biblioteca. Dentre outras coisas, ele permite:

• Identificar materiais que precisam passar por reparos ou serem retirados em definitivo do acervo;
• Identificar etiquetas com problemas (podem ser etiquetas com conteúdo falhado, apagado, incorreto, danificado pelos usuários etc)
• Localizar itens guardados no local errado (sim, estou olhando acusadoramente para você que esconde livro) e identificar extravios
• Remanejar acervo (sabe aquela prateleira abarrotada? Pois é, o período do inventário pode ser usado para reorganizar os itens dela)

Esse processo pode ser realizado com acervo aberto ou fechado para consulta e cabe ao bibliotecário definir qual formato será adotado. Na instituição onde trabalho, a consulta local e o empréstimo de materiais são suspensos durante o inventário. Por se tratar de uma biblioteca universitária, esse procedimento é realizado no período de férias para minimizar eventuais transtornos a comunidade.

A conferência do acervo pode ser feita manualmente, com uso de leitores de códigos de barra ou RFID. Aí vai depender da estrutura que a instituição possui. O tempo dedicado a realização desse procedimento vai variar conforme as características do acervo, as ferramentas e a metodologia de trabalho adotada.

O inventário contribui para manutenção da organização e das boas condições de uso do acervo da biblioteca. Além disso, ele também poder ser usado como fonte de informação em processos de tomada de decisão importantes, como a aquisição de materiais.

REFERÊNCIA

CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília, DF: Briquet de Lemos, 2008. 451 p.